Evenementen Sluis!

Waarom melden?

In de gemeente Sluis vinden jaarlijks veel evenementen plaats. Vooral in de zomermaanden is de evenementenkalender goed gevuld. Deze evenementen kunnen echter een belasting vormen voor de (woon-)omgeving. Om alles voor de betrokkenen en niet-betrokkenen in goede banen te leiden, is het noodzakelijk om uw evenement of activiteit op tijd bij de gemeente te melden. Het is zowel voor ons, als de politie en de brandweer, belangrijk dat voldoende gelegenheid wordt geboden om invulling te geven aan ieders vergunningverlenende of adviserende taak. Aan de hand van de aangemelde evenementen wordt door de politie in de maand november 2015 voor heel het jaar 2016 personeel ingeroosterd voor de evenementen waarbij politieondersteuning noodzakelijk wordt geacht. Daarnaast is het in het kader van de regionale afstemming tussen de drie Zeeuws-Vlaamse gemeenten en het opstellen van de evenementenkalender 2016 ook nodig om op tijd te beschikken over de benodigde gegevens.

Wanneer melden?

Vóór 1 november van dit jaar moet een evenement dat in het kalenderjaar 2016 plaatsvindt, inclusief de datum en het (globale) programma ervan worden gemeld. In de loop van november 2015 worden de evenementenkalenders 2016 van de gemeenten Hulst, Terneuzen en Sluis in een regionaal overleg met de politie besproken. Indien er knelpunten zijn met betrekking tot de aangemelde evenementen, zal daarvoor eerst in overleg een oplossing moeten worden gevonden. Als er geen knelpunten zijn, krijgen alle organisatoren die evenementen hebben aangemeld schriftelijk bericht dat de vereiste vergunningen via de daarvoor bestemde formulieren kunnen worden aangevraagd.

Samenvallen verschillende evenementen

Het komt voor dat in verschillende kernen gelijktijdig evenementen worden aangemeld voor dezelfde dag. Het samenvallen van evenementen op zich is echter geen weigeringgrond. Afwijzing van een aanvraag kan alleen maar plaatsvinden op de volgende gronden: openbare orde, overlast, verkeersveiligheid, zedelijkheid, gezondheid en milieu. Omdat we begrijpen dat het gelijktijdig plaatsvinden van verschillende evenementen in onze gemeente niet altijd wenselijk is, willen we u hier voor de volledigheid op attenderen.

Wanneer vergunningaanvraag indienen?

Voor de feitelijke vergunningaanvraag worden de evenementen ingedeeld in drie categorieën:

• Betreft het een klein evenement? Dan volstaat een schriftelijke melding, minimaal vier weken voor de aanvang van het evenement.
• Bij een middelgroot evenement moet de schriftelijke vergunningaanvraag tenminste acht weken voordat het evenement plaatsvindt compleet worden ingediend.
• Als het gaat om een groot evenement dan zien wij uw schriftelijke vergunningaanvraag tenminste twaalf weken voor het evenement tegemoet.

De genoemde termijnen van indiening moeten minimaal in acht worden genomen. Deze termijnen zijn absoluut noodzakelijk, omdat de aanvraag voorgelegd wordt aan in- en externe adviseurs. Als u de vergunningaanvraag van uw evenement ruim voor genoemde termijnen rond hebt, wordt geadviseerd uw aanvraag meteen bij de gemeente in te dienen. Hoe eerder uw aanvraag bij de gemeente is ingediend, des te eerder kan afstemming plaatsvinden met de hulpverleningsinstanties en kan de vereiste vergunning worden verleend. Hierdoor krijgt u ook ruim vooraf de zekerheid van de gemeente dat uw evenement kan doorgaan.

 

U kunt de formulieren downloaden via de gemeentelijke website www.gemeentesluis.nl. Ook zijn de formulieren verkrijgbaar bij de afdeling Externe dienstverlening.